Van IT afdeling naar makelaar van Cloud diensten

Bij grote orga­ni­sa­ties wordt de eigen IT afdeling steeds vaker gezien als interne dien­sten­le­ve­ran­cier. De achter­lig­gende gedachte is vaak kosten­be­spa­ring waarbij de business kan kiezen uit een catalogus vooraf gede­fi­ni­eerde IT diensten, in plaats van het steeds weer als maatwerk ontwik­kelen van speci­fieke diensten of producten. Hoewel dit een valide uitgangs­punt is, zie ik dit toch vaak stranden in de praktijk. Hoe komt dat, en belang­rijker, hoe los je dat op?

Knel­punten

WAAR IS DE CATALOGUS?

De IT afdeling moet een dien­sten­ca­ta­logus opstellen waarmee de business bij het uitwerken van vraag­stukken rekening kan houden. In veel gevallen ontbreekt zo’n catalogus nog. De business kan dan bij het formu­leren van de vraag geen rekening houden met al beschik­bare IT diensten. En ook de business archi­tec­tuur zal daar dan geen rekening mee kunnen houden. Het gevolg is dat vragen uit de business vaak onnodig complex en duur zijn voor de IT afdeling.

WAT MOET ER IN DE CATALOGUS?

De IT afdeling weet misschien wat de business in het verleden wilde, maar dat is iets anders dan weten wat de business in de toekomst nodig heeft. Als het aanbod onvol­doende aansluit op de vraag is de business onte­vreden en loopt de IT afdeling voort­du­rend achter de feiten aan.

UITGEBREID DIENSTENAANBOD EN LAAG VOLUME

Een Cloud provider kan ervoor kiezen een speci­fieke set aan diensten te bieden passend bij de aard en expertise van de provider. Bedrijven kunnen een complete set aan diensten samen­stellen door bij meerdere Cloud providers te shoppen. Omdat de Cloud provider hoge volumes aan veel verschil­lende klanten levert, kan hij kosten­ef­fec­tief werken. De combi­natie van een specifiek en beperkt dien­sten­aanbod en hoge volumes maakt de acti­vi­teit winstgevend.
Een interne IT afdeling moet echter zelf de totale behoefte aan IT dienst­ver­le­ning reali­seren en heeft bovendien maar 1 klant: de eigen business. Dus in plaats van een specifiek en beperkt dien­sten­aanbod en hoge volumes heeft de interne IT leve­ran­cier te maken met een uitge­breid dien­sten­aanbod en lage volumes. Dit maakt het lastig om de gevraagde kosten­be­spa­ring te reali­seren. De IT afdeling kan daarom ook nooit concur­reren met Cloud leveranciers.

Hoe los je dat op?

VRAAG EN AANBOD

Om dit orga­ni­sa­tie­con­cept te laten werken is het nodig dat de vooraf gede­fi­ni­eerde IT diensten voldoende aansluiten op – soms latente – behoeften van de business. Dit lijkt misschien een open deur, maar het kan lastig te reali­seren zijn.. De IT afdeling heeft in feite ‘business devel­o­pers’ nodig die voor­du­rend in gesprek zijn met de business en die de ontwik­ke­lingen die daar spelen kunnen vertalen naar het aanbod van diensten van de IT afdeling. De IT afdeling moet zich opstellen en orga­ni­seren als een commer­cieel bedrijf dat state-of-the-art IT diensten levert tegen een scherpe prijs. Bovendien is het nood­za­ke­lijk om de beschik­bare diensten helder en eenduidig te defi­ni­ëren en beschrijven. Dus: hoe eerder de catalogus op orde is, hoe beter. En liever nu een 80% versie publi­ceren dan over 3 maanden een 100% versie.

DE CLOUD MAKELAAR

Om tot een scherp geprijsd state-of-the-art portfolio met IT diensten te komen, is er maar één oplossing: voor een deel van het aanbod zelf gebruik maken van Cloud diensten en de rol van makelaar nemen die vraag en aanbod bij elkaar brengt. En die uiteraard ook zorgt voor de inte­gratie van Cloud diensten met de eigen infra­struc­tuur en de on premise appli­ca­ties. Wil je dat kosten­ef­fec­tief doen, dan is het erg belang­rijk dat het gebruik van IT diensten daad­wer­ke­lijk wordt door­be­last aan de afnemende business unit. Pas dan zal er een afweging worden gemaakt tussen de requi­re­ments enerzijds en de IT kosten anderzijds.

AAN DE SLAG

De IT afdeling heeft dus veel werk te doen zoals,

1. Vast­stellen welke diensten en func­ti­o­na­li­teit geleverd worden, de catalogus.
2. Beslissen welke diensten en func­ti­o­na­li­teit door de IT afdeling zelf wordt gere­a­li­seerd en welke worden afgenomen bij Cloud leveranciers.
3. Het opzetten van een besluit­vor­ming­struc­tuur om in de toekomst snel te kunnen beslissen of een dienst wordt gemaakt of ingekocht.
4. Het opstellen van een archi­tec­tuur om Cloud diensten te inte­greren met de eigen systemen.
5. Het opstellen en invoeren van een kwali­teits­sys­teem om Cloud diensten te beoordelen.

Dus wie beweert dat de interne IT afdeling straks niet meer nodig is omdat we ‘alles in de Cloud kopen’, heeft het wat mij betreft faliekant mis.

Met dank aan Mieke Mahakena van Capgemini Academy